Les clés pour se faire payer dans les délais

Tous les voyants sont au rouge. Plusieurs études le confirment, les délais de paiement continuent à se détériorer. Seulement 30,6% des sociétés françaises ont réglé leurs fournisseurs à la date convenue, d’après une enquête Altares -Dun&Bradstreet réalisée en 2013, contre 32,3% un an plus tôt. La tension monte entre mauvais payeurs et créanciers. Selon Denis Le Bossé, président du cabinet de recouvrement de créances ARC, «  on constate depuis deux ans une explosion des faux litiges inventés par des débiteurs qui veulent échapper à la loi LME ». Difficile de faire plier en douceur ces fins stratèges passés maître dans l’art du non-paiement. Avant de se retrouver dans l’obligation de porter l’affaire devant les tribunaux, mieux vaut donc, en amont de la facturation, prendre un maximum de précautions. Voici lesquelles.

1 : Se renseigner sur la santé financière du client

N’honorez pas la commande tête baissée sans vous être renseigné auparavant sur le client et sa situation financière, notamment dans les secteurs sensibles du BTP ou de la restauration. Au minimum, faites votre enquête sur des sites spécialisés (societe.com, infogreffe.fr…). Il ne dépose jamais ses comptes au greffe du tribunal de commerce ? Cela dénote un manque de transparence suspect. De même, une domiciliation commerciale doit inciter à la vigilance. «Posez vous aussi la question : si jamais ce client ne me règle pas, quelle conséquence pour mon entreprise ?, recommande Jean-François Mallozzi, directeur du cabinet de recouvrement 2R Conseil. Si le défaut de paiement peut couler votre activité, peut-être est-il plus sage de renoncer».

2 : Faire signer vos CGV

« Demandez au client de remplir et de signer une fiche d’ouverture de compte. Outre les renseignements basiques, comme ses coordonnées, son numéro de SIRET, etc… il y aura sur ce document vos conditions générales de vente, conseille Jean-François Mallozzi (2R Conseil). Cela se fait couramment pour les acheteurs particuliers, alors pourquoi ne pas l’appliquer aux professionnels ». Ainsi engagé par sa signature, le client ne pourra pas contester le délai de paiement et les pénalités de retard précisées aux CGV. Si malgré tout une procédure judiciaire est enclenchée, des CGV en béton constitueront auprès du tribunal un argument décisif. Attention néanmoins à les mettre à jour en mentionnant, par exemple, l’application de l’indemnité de 40 euros par facture non réglée dans les délais (Loi dite « Warsmann » du 22 mars 2012).

3 : Ne pas oublier le bon de commande

Avant de facturer, n’oubliez pas de matérialiser la relation avec le client par un bon de commande ou un bon de livraison. Au moins, faites-vous confirmer la commande par e-mail. Ces documents serviront ensuite de points d’appui en cas de retard en phase de recouvrement amiable puis éventuellement devant le juge. En effet, selon la jurisprudence, une facture seule ne suffit pas à faire la preuve de l’existence et de l’étendue de la dette.

4 : Etablir une facture sans faille

Lorsque vous établissez la facture, n’oubliez pas toutes les mentions légales : numéro de TVA, numéro de SIRET, adresse … et précisez un délai d’échéance. Certains créanciers récalcitrants utilisent souvent les failles d’une facture pour retarder leur paiement ou même le contester.

5 : Savoir qui traite votre facture et comment

Un retard est parfois du à un simple oubli ou à une erreur d’aiguillage dans le circuit interne de paiement du client. Anticipez ce type de problème en vous assurant très tôt que la facture a bien été reçue par le service compétent. Cela suppose d’être bien renseigné sur la procédure en vigueur chez votre débiteur : qui est décisionnaire en matière de paiement, qui exécute, qui signe les chèques… Ce type de relance fonctionne généralement bien auprès des clients étourdis ou brouillons. Jamais pour ceux qui ont décidé dès le départ de ne pas payer.

6 : Relance : être transparent sur votre problème

Toujours pas de règlement en vue ? N’hésitez pas à relancer par téléphone ou par mail, une fois chaque semaine. « Beaucoup de PME sont tétanisées à l’idée de relancer leurs grands clients qui jouent sur les rapports de force pour retarder l’échéance. Il faut au contraire maintenir la pression sur ces arrogants, de manière courtoise mais ferme », insiste Denis Le Bossé (cabinet ARC). Dans ce contexte, expliquez précisément en quoi le retard de paiement vous est préjudiciable. Par exemple, 70.000 euros non versés, c’est une trésorerie à sec et l’obligation de demander une ligne de crédit qui va vous couter 5.000 euros. Certains débiteurs de bonne foi sont parfois sensibles à ces arguments.

7 : Mise en demeure : le dernier recours

N’abusez pas de courriers recommandés avec accusé de réception. Ce mode de communication plus musclé doit commencer avec la mise en demeure de règlement dans les 48 heures. Le changement de ton doit être net et, à ce stade, 10% des récalcitrants finissent par céder. « C’est l’ultime étape de la phase amiable. Car elle va servir de point de départ aux pénalités de retard », rappelle Jean-François Mallozzi (2R Conseil).