"Banalisation de la surcharge de travail": une étude dénonce les emails qui nous inondent au bureau

144 mails reçus par semaine en moyenne, dont plus de la moitié reçoivent une réponse en moins d’une heure, et près d’un tiers d’employés hyperconnectés: les salariés sont constamment sollicités en entreprise. Ce sont les conclusions dévoilées lundi 15 mai dans le premier Observatoire de l’infobésité et de la collaboration numérique (OICN), réalisé par la startup Mailoop, qui développe des solutions pour réduire le volume d'emails professionnels échangés.

Au travail, cette "infobésité" a des conséquences en termes de santé psychique des salariés et de productivité dans l’entreprise, d’après cette étude - dévoilée par Le Parisien - qui s’est penchée sur 58 millions de métadonnées d’e-mails de plus de 9 000 personnes.

70% des salariés s'interrompent en cas de notification

En moyenne, un salarié reçoit en moyenne 144 mails par semaine, 331 pour les dirigeants d’entreprise. L’étude dénonce les effets des outils collaboratifs introduits durant les confinements pour travailler à distance, qui ont multiplié les canaux d’information et d’échange.

"Ce mille-feuille communicationnel entraîne un effet rebond du nombre de messages et un zapping permanent entre les canaux, qui fragmentent et émiettent l’activité de travail", explique dans le rapport Suzy Canivenic, chercheure à la Chaire Futurs de l’industrie et du travail à l'École des mines de Paris.

Ces sollicitations constantes dégradent la qualité du travail, alors que plus de 70% des employés déclarent interrompre ce qu’ils font lorsqu’une notification apparaît. Pourtant, près de 10% des personnes analysées lisent moins de la moitié de leurs mails chaque année.

Hyper-connectés et hyper-réactifs

Ce trop-plein de messages est aggravé par "la banalisation de la surcharge de travail, le recours à l’allongement des horaires hors des plages normales de travail, le culte de l’urgence et la dictature de la réponse immédiate [qui] nourrissent chez chacun(e) des exigences d’hyper-disponibilité et d’hyper-réactivité", poursuit l’experte Suzy Canivenic.

Plus de la moitié des emails reçus reçoivent une réponse en moins d’une heure, et un peu moins de 10% en moins de 5 minutes. L’étude montre aussi que 31% des salariés sont "hyper-connectés", c’est-à-dire se connectent après 20 heures, plus de 50 soirs sur une année. Les dirigeants sont en particuliers touchés, avec en moyenne 117 "soirées connectées" par an.

Cette "laisse électronique" maintient un lien constant avec l’entreprise, même en dehors du temps de travail et dans la sphère privée, et diminue l’autonomie individuelle.

Conséquences psychiques

Stress, anxiété, épuisement… la surcharge informationnelle et le sentiment d’urgence permanent engendrent des dommages psychiques pour les salariés, remarque aussi l’étude, qui conseille notamment de réduire le nombre d’emails à gérer à 100 par semaine maximum, de limiter les conversations par email avec plus de 5 personnes dans la boucle et d’appeler directement la personne concernée au-delà de 3 emails échangés.

Elle recommande aussi d’être attentif à la pénibilité numérique et aux horaires d’envoi des mails, de couper les notifications sur les ordinateurs et téléphones portables, ou encore de bien définir avec les équipes ce qui relève de l’urgence. A noter que la fonction "répondre à tous" génère 25% des emails à elle-seule, 30% pour la mise en copie: à se demander donc s’il ne serait pas judicieux de davantage trier les destinataires.